Digitala tvillingar kan förändra organisationers sätt att se på sig själva
Det krävs ett förändrat synsätt på den egna verksamheten idag, inte minst inom offentlig sektor. Det menar Siv Liedholm och Lennart Wittberg på Effektiv styrning AB. Här ser de att digitala tvillingar kan vara det kostnadseffektiva och pedagogiska verktyget som behövs.
– Detta utan att verksamhetens kostnader ökar, de kan till och med minska. Dessutom skulle det få människor att bli nyfikna, engagerade och framförallt må bättre på jobbet, säger Siv Liedholm.
Siv Liedholm och Lennart Wittberg från Effektiv styrning AB, har båda lång erfarenhet av lednings- och styrningsfrågor inom offentlig sektor. Siv som processledare vid förändringsarbeten i kommuner och statliga myndigheter. Och Lennart bland annat som strateg på Skatteverket – ett flerårigt arbete som bidrog till att organisationen omdefinierade synen på sig själva. Idag hjälper de verksamheter som de ser är i allt större utsträckning i behov av förändring. Något som är lättare sagt än gjort.
Siv Liedholm & Lennart Wittberg på Effektiv styrning
”Behöver ändra hela sitt sätt att tänka”
– Vi försöker marknadsföra nånting som få vill ha men som verkligen behövs. Effektiv styrning handlar om att se verksamheten som ett komplext system och styra med detta som utgångspunkt. Det här blir ett problem för organisationer eftersom alla management- och styrmodeller utgår ifrån att verksamheten är komplicerad - inte komplex. Det gör att människor behöver ändra sitt sätt att tänka för att lyckas få till en förändring, vilket är svårt när alla vill köpa snabba lösningar på burk, säger Siv Liedholm.
Enligt Siv och Lennart definieras i regel framgång i verksamheter utifrån om man uppnår mål uttryckta i mätbara prestationer eller tid. Något som resulterar i att organisationer utvecklat system som producerar dessa prestationer och där målet blir att göra det så billigt som möjligt för organisationen.
– Men värde uppstår ju utanför oss själva. I detta fall på kundens sida, när de använder tjänsten som verksamheten erbjuder. Det här skiljer offentlig sektor från privat sektor: att den finns till för att tjäna någon annan och att den inte finns till för sin egen skull, säger Lennart Wittberg.
Organisationsegosim
Sådan så kallad Organisationsegoism, att organisationen blir viktigare än dess syfte, har enligt Siv och Lennart utvecklats enormt under de senaste 20 åren. Synen på att en organisation går att styra med nyckeltal på distans, massiv kontroll, uppföljning och allt mer omfattande årsredovisningar är en del av styrfilosofin New Public Management. Och eftersom verkligheten här ses som komplicerad, tror många att verksamheter går att styra, bara man skaffar den perfekta management-modellen, det ultimata IT-systemet och rätt person på rätt plats.
– Man tänker att det är ordning och reda samt struktur som kommer göra oss effektiva. Och anstränger vi oss lite till kommer vi kunna skapa det perfekta ledningssystemet och styra mot bättre resultat. Men det bidrar bara till ännu fler nyckeltal och kontroller. Det blir långsamt, trögt och dyrt eftersom siffrorna egentligen inte har någonting att göra med själva verksamheten. Moderna verksamheter bör istället fokusera på frågor som: Varför finns vi? Och vad är det för värden vi ska bidra till? Säger Lennart Wittberg.
“Organisationer är inte funktionella hierarkier utan nätverk av individer. De flesta människor motiveras över att ta ansvar över sitt eget liv privat.”
Samtidigt har andelen människor som jobbar med att planera, rapportera och följa upp blivit allt fler. Det gör att människor som jobbar med kärnverksamheten upplever att syftet med arbetet är att följa processer. Det kan leda till felaktiga beslut och ineffektivitet, men också till att många tappar motivationen och mår dåligt.
– Det är ett felaktigt tänkande. Organisationer är inte funktionella hierarkier utan nätverk av individer. De flesta människor motiveras över att ta ansvar över sitt eget liv privat. Men så fort man flyttar in människor i organisationer fråntas de denna frihet, säger Siv Liedholm.
Acceptera komplexiteten
Hon menar att när man tar bort ansvar och mandat i behandlingen av en annan människa blir kvalité detsamma som att följa en rutin. Och ledningen tvingas fatta beslut baserat på information som är anpassad till ledningssystemet och som därför ger en falsk bild av den komplexa verkligheten.
– Det finns många saker vi inte kan ha koll på och därför måste vi lita på att människor gör sitt bästa. Lösningen ligger i att organisationer anpassar sig till omvärlden och accepterar att den är komplex och inte helt förutsägbar. Först då kan organisationen nå väldigt bra resultat. Tankeskiftet är det svåra. Att vi vågar acceptera att vi inte kan förstå allting, säger Siv Liedholm.
Att förändra organisationens syn på sig själv var kärnan i Skatteverkets förändring som Lennart bidrog till under åren 1988 till 2018. Från början var myndighetens syn att alla skattebetalare var skurkar som ville lura staten. Då såg verket sitt uppdrag som att jaga människor och sätta dig dem. Nu ser myndigheten istället att skattebetalarna har den absolut viktigaste funktionen i skattesystemet, eftersom de betalar skatten. Och synen på den egna verksamheten är att vara en aktör med syfte att hjälpa skattebetalarna göra rätt.
– Det var en förändring som tog decennier. Ändrar man grundsyn får det konsekvenser för allt man gör. Det kräver hårt arbete och handlar om att ha mycket tålamod och uthållighet. Det finns ingen magisk, snabb lösning utan man måste jobba långsiktigt, säger Lennart Wittberg.
Digitala tvillingar – ett kostnadseffektivt verktyg
Enligt Siv och Lennart kan digitala tvillingar vara ett kostnadseffektivt och pedagogiskt verktyg när det kommer till att förändra organisationers sätt att tänka kring system, förbättra organisationers förmåga att förstå verkligheten som system och få bättre tjänster. Med hjälp av tekniken i digital tvilling menar de att system skulle tydliggöras eftersom man här kan simulera vekligheten. Med illustrationer kan man se rörelsen mellan aktörer och få en tydligare bild av orsak och verkan.
– Detta utan att verksamhetens kostnader ökar, de kan till och med minska. Dessutom skulle det få människor att jobba i nätverk, bli nyfikna, engagerade och framförallt må bättre på jobbet. Vi tror finns en stor potential att få till en förändring, säger Siv Liedholm.